Regulamin

I. Ogólne

1. HER Docs Film Festival, zwany dalej Wydarzeniem, odbędzie się w dniach 1-6 października 2026 r. w Warszawie.
2. Organizatorką Wydarzenia jest Fundacja HER Docs.
3. Celem Wydarzenia jest przegląd, prezentacja i promocja filmów dokumentalnych, eksperymentalnych, animacji i prac wideo (wideoartów) autorstwa osób identyfikujących się jako kobiety cis, trans i osoby niebinarne.

II. Sekcje

1. Wydarzenie może prezentować filmy w wybranych sekcjach tematycznych.
2. Filmy prezentowane podczas Wydarzenia nie walczą o nagrody i są prezentowane wyłącznie w sekcjach pozakonkursowych.

III. Selekcja filmów

1. Zgłaszać można filmy dokumentalne, animowane, eksperymentalne i prace wideo. Za krótki metraż uznawane są filmy do 30 minut.
2. Przyjmujemy zgłoszenia filmów wyreżyserowanych bądź współreżyserowanych przez osoby identyfikujące się jako kobiety cis, trans i osoby niebinarne.
3. Preferowane filmy:
   • filmy przed warszawską premierą kinową;
   • filmy wyprodukowane w ciągu ostatnich 2 lat, nie wcześniej niż w 2024 roku.

4. Osobą zgłaszającą film na Wydarzenie może być jego twórczyni, osoba producencka, szkoła lub inny podmiot posiadający do tego prawo. Ewentualne roszczenia z tytułu nieuprawnionego zgłoszenia filmu leżą po stronie osoby zgłaszającej.
5. O przyjęciu filmu na Wydarzenie decyduje Organizatorka. 
6. Selekcja filmów do wszystkich pokazów Wydarzenia obejmuje filmy zgłoszone w terminie i na zasadach określonych przez niniejszy Regulamin.
7. Zgłoszenie filmu jest bezpłatne.
8. Filmy należy zgłaszać poprzez formularz zgłoszeniowy udostępniony na stronie herdocs.pl.
9. Zgłoszenie należy przesłać najpóźniej do 30 czerwca 2026 r.
10. Filmy inne niż polskie i anglojęzyczne, powinny być zgłaszane w oryginalnej wersji językowej z napisami angielskimi.
11. Kopie przeglądowe:
    • Organizatorka przyjmuje wyłącznie screenery online, tj. publiczne lub prywatne linki do filmu, z hasłem lub bez, z nieograniczonym dostępem czasowym i terytorialnym (np. Vimeo, YouTube, itp.). W czasie trwania selekcji hasła do linków nie mogą być zmieniane. W przypadku zmiany hasła w trakcie selekcji, prosimy o natychmiastowe poinformowanie i dostarczenie nowego hasła drogą mailową.
    • Linki wymagające pobrania plików (np. WeTransfer, MyAirBridge itp.) nie będą akceptowane.
    • Film do selekcji musi być dostarczony poprzez zgłoszenie online za pośrednictwem formularza zgłoszeń (punkt 3.8.).

12. Organizatorka powiadomi osobę zgłaszającą o rezultatach selekcji pocztą elektroniczną niezwłocznie po jej zakończeniu, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
13. Organizatorka nie ponosi kosztów związanych z realizacją prac czy dojazdem na Wydarzenie.
14. Organizatorka zastrzega sobie prawo do przerwania, odwołania naboru i zmiany listy zakwalifikowanych filmów.
15. Zakwalifikowane filmy udostępniane są Organizatorce Wydarzenia bezpłatnie.
16. Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu filmu do pokazów w ramach Wydarzenia oraz zaakceptowaniu jej przez osobę zgłaszającą, osoba zgłaszająca zobowiązuje się nie wycofać filmu z programu Wydarzenia.
17. Podczas Wydarzenia mogą się odbyć nie więcej niż 2 pokazy kinowe i/lub pokaz online jednego filmu. Wszelkie dodatkowe pokazy poza programem Wydarzenia wymagają osobnej zgody osoby zgłaszającej.
18. Lista filmów wybranych do programu Wydarzenia umieszczona zostanie na stronie https://herdocs.pl/ po zakończeniu selekcji, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
19. Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu filmu do programu Wydarzenia, osoba zgłaszająca zobowiązana jest do dostarczenia materiałów filmowych według szczegółowej listy dostarczonej przez Organizatorkę, w tym:
    • materiałów dotyczących filmu (m.in. zdjęć z filmu w dużej rozdzielczości, opisu filmu w języku polskim i angielskim, zdjęcia i biografii reżyserki/reżyserek, listy dialogowej w jęz. oryginalnym i angielskim, informacji technicznych, trailera),
    • kopii filmowej w formacie, rozdzielczości i jakości obrazu pozwalającym na projekcję w warunkach kinowych, przy czym preferowany format kopii to ProRes high res full HD.

20. W przypadku filmów o wyjątkowych walorach artystycznych Organizatorka może odstąpić od wymogów regulaminowych.
21. We wszystkich sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem decyduje Organizatorka.

IV. Bilety, ceny i ulgi

1. Udział w seansach filmowych w ramach Festiwalu jest możliwy na podstawie ważnego biletu lub akredytacji, z zastrzeżeniem wydarzeń, na które obowiązuje wstęp wolny.
2. Ceny biletów na poszczególne wydarzenia określa aktualny cennik Festiwalu, dostępny na stronie internetowej Festiwalu oraz w punktach sprzedaży biletów.
3. Ulgę na bilety otrzymują seniorzy (emeryci i renciści), osoby z niepełnosprawnością oraz osoby studiujące i uczące się.
4. Do zakupu biletu ulgowego uprawnione są osoby należące do grup wskazanych w ust. 3, po okazaniu dokumentu potwierdzającego uprawnienie do ulgi. Organizator może poprosić o okazanie dokumentu również przy wejściu na seans.
5. Osobom z niepełnosprawnościami, które wymagają wsparcia osoby asystującej podczas udziału w Festiwalu, przysługuje możliwość zakupu biletu dla osoby asystującej w cenie 1 zł. Bilet dla osoby asystującej może zostać zakupiony wyłącznie wraz z biletem dla osoby z niepełnosprawnością, której asysta dotyczy. Osoba asystująca korzysta z miejsca na tym samym seansie i na tych samych zasadach co osoba, której towarzyszy. W celu skorzystania z biletu dla osoby asystującej Organizatorka może poprosić o okazanie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Organizatorka nie wymaga ujawniania informacji dotyczących rodzaju niepełnosprawności ponad zakres niezbędny do potwierdzenia uprawnienia. Jednej osobie z niepełnosprawnością przysługuje prawo do zakupu biletu dla jednej osoby asystującej, chyba że charakter wydarzenia lub szczególne potrzeby uczestnika uzasadniają inne rozwiązanie uzgodnione z Organizatorką.
6. Ulgi nie łączą się z innymi promocjami, rabatami ani cenami specjalnymi, chyba że Organizatorka postanowi inaczej i poinformuje o tym w cenniku lub materiałach dotyczących danego wydarzenia.
7. Organizatorka zastrzega sobie możliwość ustalenia odrębnych cen biletów na wybrane wydarzenia, w szczególności wydarzenia specjalne, wydarzenia towarzyszące, pokazy premierowe oraz wydarzenia odbywające się w ramach współpracy z partnerami Festiwalu.
8. Informacja o cenie biletu na dane wydarzenie jest każdorazowo zamieszczana w jego opisie.
9. Wstęp na debaty i spotkania z twórczyniami filmowymi odbywające się po seansie jest bezpłatny.
10. W przypadku wydarzeń z bezpłatnym wstępem Organizatorka może wprowadzić obowiązek wcześniejszej rezerwacji miejsca. Rezerwacja nie jest równoznaczna z zakupem biletu i nie gwarantuje wstępu po rozpoczęciu wydarzenia.

V. Dodatkowe prawa organizatorki

1. Osoba zgłaszająca wyraża zgodę na publikację informacji o filmie na stronie internetowej festiwalu, w oficjalnych drukach i materiałach prasowych.
2. Osoba zgłaszająca film udziela Organizatorce prawa do użycia:
   • kopii filmu do pokazów filmowych w ramach Wydarzenia,
   • dostarczonych materiałów promocyjnych (kadrów z filmu w dużej rozdzielczości, zdjęcia i biogramu reżyserki/reżyserek, opisu w wersji polskiej i angielskiej, trailera, presskitu/EPK) do publikacji (druki, strona internetowa Wydarzenia, katalogi, program Wydarzenia) oraz do celów promocji Wydarzenia w mediach i mediach społecznościowych. Osoba zgłaszająca wyraża zgodę na redakcję przesłanych materiałów przez Organizatorkę.
   • fragmentów pokazywanego filmu w transmisjach telewizyjnych, związanych z Wydarzeniem (trailer lub fragment do 2 minut z filmu) oraz w działaniach związanych z promocją filmu i Wydarzenia.

3. Organizatorka ma prawo do użycia fragmentów filmu i materiałów promocyjnych do promocji kolejnych edycji Wydarzenia na zasadach opisanych w pkt. 5.1. W zakresie wynikającym z podpunktów a i b. Osoba zgłaszająca film odpowiednio udziela Organizatorce licencji lub zezwala na nieodpłatne wykonywanie przez Organizatorkę praw zależnych do utworu.

VI. Postanowienia końcowe

1. W przypadku wątpliwości ostateczna interpretacja regulaminu należy do Organizatorki.
2. Pytania dotyczące zgłaszania i selekcji filmów prosimy kierować pod adresem: info@herdocs.pl.  
3. Zgłoszenie filmu do udziału w Wydarzeniu jest równoznaczne z:
   • przyjęciem zasad powyższego Regulaminu,
   • wyrażeniem zgody przez osoby uczestniczące na przetwarzanie przez Organizatorkę ich danych osobowych na potrzeby selekcji oraz w celach marketingowych Wydarzenia. / Ustawa o ochronie danych osobowych z dn. 29.08.1997 r. Dz.U. Nr 133 poz. 833 z póź. zm.

4. Organizatorka Wydarzenia nie odpowiada za naruszenia praw osób trzecich powstałe w związku z korzystaniem z nadesłanych utworów, chyba, że naruszenie jest wyłącznie zawinione przez Organizatorkę. W tym zakresie osoba zgłaszająca film zwalnia Organizatorkę od odpowiedzialności.
5. W razie wątpliwości, co do interpretacji postanowień regulaminu decydująca jest jego polska wersja językowa.

VII. Wykorzystanie wizerunku

1. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne ze zgodą na fotografowanie oraz filmowanie osób uczestniczących w Wydarzeniu dla celów promocyjnych oraz umieszczanie ich wizerunku na stronie internetowej Organizatorki oraz na portalach społecznościowych (youtube, instagram, facebook, snapchat, twitter i inne) zarządzanych przez Organizatorkę.
2. Powyższa zgoda może być w każdym czasie odwołana, poprzez zgłoszenie takiego żądania bezpośrednio Organizatorce w formie:
   • wiadomości e–mail przesłanej na adres: info@herdocs.pl,
   • pisemnej przesłanej na adres siedziby Organizatorki: Fundacja HER Docs, ul. Foksal 3/5, 4 piętro, 00-366 Warszawa.