Regulamin

I. Ogólne

1. HER Docs Film Festival, zwany dalej Wydarzeniem, odbędzie się we wrześniu 2025 r. w Warszawie.
2. Organizatorką Wydarzenia jest Fundacja HER Docs.
3. Celem Wydarzenia jest przegląd, prezentacja i promocja filmów dokumentalnych, eksperymentalnych, animacji i prac wideo (wideoartów) autorstwa osób identyfikujących się jako kobiety.

II. Sekcje

1. Wydarzenie może prezentować filmy w wybranych sekcjach tematycznych.
2. Filmy prezentowane podczas Wydarzenia nie walczą o nagrody i są prezentowane wyłącznie w sekcjach pozakonkursowych.

III. Selekcja filmów

1. Zgłaszać można filmy dokumentalne, animowane, eksperymentalne i prace wideo. Za krótki metraż uznawane są filmy do 30 minut.
2. Przyjmujemy zgłoszenia filmów wyreżyserowanych bądź współreżyserowanych przez osoby identyfikujące się jako kobiety.
3. Preferowane filmy:
   • filmy przed warszawską premierą kinową;
   • filmy wyprodukowane w ciągu ostatnich 2 lat, nie wcześniej niż w 2023 roku.

4. Osobą zgłaszającą film na Wydarzenie może być jego twórczyni, osoba producencka, szkoła lub inny podmiot posiadający do tego prawo. Ewentualne roszczenia z tytułu nieuprawnionego zgłoszenia filmu leżą po stronie osoby zgłaszającej.
5. O przyjęciu filmu na Wydarzenie decyduje Organizatorka. 
6. Selekcja filmów do wszystkich pokazów Wydarzenia obejmuje filmy zgłoszone w terminie i na zasadach określonych przez niniejszy Regulamin.
7. Zgłoszenie filmu jest bezpłatne.
8. Filmy należy zgłaszać poprzez formularz zgłoszeniowy: do uzupełnienia.
9. Zgłoszenie należy przesłać najpóźniej do 15 czerwca 2025 r.
10. Filmy inne niż polskie i anglojęzyczne, powinny być zgłaszane w oryginalnej wersji językowej z napisami angielskimi.
11. Kopie przeglądowe:
    • Organizatorka przyjmuje wyłącznie screenery online, tj. publiczne lub prywatne linki do filmu, z hasłem lub bez, z nieograniczonym dostępem czasowym i terytorialnym (np. Vimeo, YouTube, itp.). W czasie trwania selekcji hasła do linków nie mogą być zmieniane. W przypadku zmiany hasła w trakcie selekcji, prosimy o natychmiastowe poinformowanie i dostarczenie nowego hasła drogą mailową.
    • Linki wymagające pobrania plików (np. WeTransfer, MyAirBridge itp.) nie będą akceptowane.
    • Film do selekcji musi być dostarczony poprzez zgłoszenie online za pośrednictwem formularza zgłoszeń (punkt 3.8.).

12. Organizatorka powiadomi osobę zgłaszającą o rezultatach selekcji pocztą elektroniczną niezwłocznie po jej zakończeniu, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
13. Organizatorka nie ponosi kosztów związanych z realizacją prac czy dojazdem na Wydarzenie.
14. Organizatorka zastrzega sobie prawo do przerwania, odwołania naboru i zmiany listy zakwalifikowanych filmów.
15. Zakwalifikowane filmy udostępniane są Organizatorce Wydarzenia bezpłatnie.
16. Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu filmu do pokazów w ramach Wydarzenia oraz zaakceptowaniu jej przez osobę zgłaszającą, osoba zgłaszająca zobowiązuje się nie wycofać filmu z programu Wydarzenia.
17. Podczas Wydarzenia mogą się odbyć nie więcej niż 2 pokazy kinowe i/lub pokaz online jednego filmu. Wszelkie dodatkowe pokazy poza programem Wydarzenia wymagają osobnej zgody osoby zgłaszającej.
18. Lista filmów wybranych do programu Wydarzenia umieszczona zostanie na stronie https://herdocs.pl/ po zakończeniu selekcji, nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia.
19. Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu filmu do programu Wydarzenia, osoba zgłaszająca zobowiązana jest do dostarczenia materiałów filmowych według szczegółowej listy dostarczonej przez Organizatorkę, w tym:
    • materiałów dotyczących filmu (m.in. zdjęć z filmu w dużej rozdzielczości, opisu filmu w języku polskim i angielskim, zdjęcia i biografii reżyserki/reżyserek, listy dialogowej w jęz. oryginalnym i angielskim, informacji technicznych, trailera),
    • kopii filmowej w formacie, rozdzielczości i jakości obrazu pozwalającym na projekcję w warunkach kinowych, przy czym preferowany format kopii to ProRes high res full HD.

20. W przypadku filmów o wyjątkowych walorach artystycznych Organizatorka może odstąpić od wymogów regulaminowych.
21. We wszystkich sprawach nieobjętych niniejszym Regulaminem decyduje Organizatorka.

IV. Dodatkowe prawa organizatorki

1. Osoba zgłaszająca wyraża zgodę na publikację informacji o filmie na stronie internetowej festiwalu, w oficjalnych drukach i materiałach prasowych.
2. Osoba zgłaszająca film udziela Organizatorce prawa do użycia:
   • kopii filmu do pokazów filmowych w ramach Wydarzenia,
   • dostarczonych materiałów promocyjnych (kadrów z filmu w dużej rozdzielczości, zdjęcia i biogramu reżyserki/reżyserek, opisu w wersji polskiej i angielskiej, trailera, presskitu/EPK) do publikacji (druki, strona internetowa Wydarzenia, katalogi, program Wydarzenia) oraz do celów promocji Wydarzenia w mediach i mediach społecznościowych. Osoba zgłaszająca wyraża zgodę na redakcję przesłanych materiałów przez Organizatorkę.
   • fragmentów pokazywanego filmu w transmisjach telewizyjnych, związanych z Wydarzeniem (trailer lub fragment do 2 minut z filmu) oraz w działaniach związanych z promocją filmu i Wydarzenia.

3. Organizatorka ma prawo do użycia fragmentów filmu i materiałów promocyjnych do promocji kolejnych edycji Wydarzenia na zasadach opisanych w pkt. 5.1. W zakresie wynikającym z podpunktów a i b. Osoba zgłaszająca film odpowiednio udziela Organizatorce licencji lub zezwala na nieodpłatne wykonywanie przez Organizatorkę praw zależnych do utworu.

V. Postanowienia końcowe

1. W przypadku wątpliwości ostateczna interpretacja regulaminu należy do Organizatorki.
2. Pytania dotyczące zgłaszania i selekcji filmów prosimy kierować pod adresem: info@herdocs.pl.  
3. Zgłoszenie filmu do udziału w Wydarzeniu jest równoznaczne z:
   • przyjęciem zasad powyższego Regulaminu,
   • wyrażeniem zgody przez osoby uczestniczące na przetwarzanie przez Organizatorkę ich danych osobowych na potrzeby selekcji oraz w celach marketingowych Wydarzenia. / Ustawa o ochronie danych osobowych z dn. 29.08.1997 r. Dz.U. Nr 133 poz. 833 z póź. zm.

4. Organizatorka Wydarzenia nie odpowiada za naruszenia praw osób trzecich powstałe w związku z korzystaniem z nadesłanych utworów, chyba, że naruszenie jest wyłącznie zawinione przez Organizatorkę. W tym zakresie osoba zgłaszająca film zwalnia Organizatorkę od odpowiedzialności.
5. W razie wątpliwości, co do interpretacji postanowień regulaminu decydująca jest jego polska wersja językowa.

VI. Wykorzystanie wizerunku

1. Uczestnictwo w Wydarzeniu jest równoznaczne ze zgodą na fotografowanie oraz filmowanie osób uczestniczących w Wydarzeniu dla celów promocyjnych oraz umieszczanie ich wizerunku na stronie internetowej Organizatorki oraz na portalach społecznościowych (youtube, instagram, facebook, snapchat, twitter i inne) zarządzanych przez Organizatorkę.
2. Powyższa zgoda może być w każdym czasie odwołana, poprzez zgłoszenie takiego żądania bezpośrednio Organizatorce w formie:
   • wiadomości e–mail przesłanej na adres: info@herdocs.pl,
   • pisemnej przesłanej na adres siedziby Organizatorki: Fundacja HER Docs, ul. Foksal 3/5, 4 piętro, 00-366 Warszawa.